Innovatiepartnerschap

Klik hier voor een uitgebreide versie

Introductie

In een innovatiepartnerschap kun je als aanbestedende dienst met bedrijven een ontwikkeltraject starten en daarna overgaan tot commerciële en grootschalige aankoop van de oplossing. Voorheen was het nodig om na het ontwikkeltraject opnieuw aan te besteden. Innovatiepartnerschap begint met een inhoudelijke vraagarticulatie, een diepgaande marktanalyse en een scherpe partnerkeuze. Het partnerschap kan worden aangegaan met een of met meer aanbieders; gaandeweg kunnen partijen afhaken of afvallen.

Het innovatiepartnerschap betekent een relatief lange samenwerking tussen aanbestedende dienst(en) en aanbieder(s). Het grote voordeel van de procedure is dat je zeer gericht innovatie uit de markt kunt halen en vanaf het begin meer zekerheid kunt bieden. Voor de aanbieder is er gegarandeerde afname bij een succesvol ontwikkeltraject, wat de investeringsbereidheid kan vergroten. Voor de eigen organisatie is er de zekerheid dat de innovatie kan worden uitgerold, zonder de verplichting tot een nieuwe (open) aanbestedingsprocedure.

Dit kan overigens ook worden geïnterpreteerd als een beperking: er bestaat niet de mogelijkheid om nieuwe aanbieders toe te laten, ook niet als die op eigen initiatief een betere oplossing hebben ontwikkeld. Natuurlijk kun je altijd het innovatiepartnerschap afbreken en besluiten een nieuwe openbare procedure te starten. Hiervoor zullen wel op voorhand voorwaarden moeten worden opgenomen.

De procedure is nieuw en er is nog geen ervaring mee opgedaan. De eerste indruk is dat een innovatiepartnerschap geschikt is voor specifiek gevraagde innovaties die de markt nog niet uit zichzelf ontwikkelt.

Voor een goede afweging, zetten we het innovatiepartnerschap naast de andere opties:

Voor innovaties zonder ontwikkeltraject die goed zijn te specificeren: mededingingsprocedure met onderhandeling;
Voor moeilijk te specificeren innovaties zonder ontwikkeltraject: concurrentiegerichte dialoog;
Starten van een ontwikkeltraject, zonder direct een afname vast te leggen: PCP/SBIR;
De markt aanzetten tot een ontwikkeltraject op eigen kosten zonder een afname vast te leggen: innovatietraject met uitzicht op inkoop;
Starten van een ontwikkeltraject , inclusief afname: innovatiepartnerschap.

Je mag het innovatiepartnerschap alleen inzetten voor de aanschaf van een nieuwe of aanmerkelijk verbeterde oplossing. Het gaat dan om aanmerkelijk verbeterde oplossingen die zonder aanvullend onderzoek en ontwikkeling niet haalbaar zijn. Het kunnen bijvoorbeeld oplossingen zijn waar op unieke wijze bestaande deeloplossingen worden gecombineerd of waar een bestaande oplossingen dusdanig wordt doorontwikkeld dat dit leidt tot een aanmerkelijke verbetering van deze bestaande oplossing. Een aanmerkelijk verbetering kan op alle aspecten plaatsvinden, denk aan functionaliteit, duurzaamheid, levenscycluskosten, betrouwbaarheid en veiligheid.

Stappenplan

Stap 1: Vraagarticulatie

De vraagarticulatie kent voor een innovatiepartnerschap drie dimensies:

De inhoudelijke uitvraag: functionele en andere eisen aan de te ontwikkelen innovatie voor het probleem of inkoopbehoefte. Oftewel, wat is de scope van het innovatiepartnerschap. Voor het vaststellen van de inhoudelijke uitvraag kun je een behoefteanalyse uitvoeren en aansluiting zoeken met de innovatieagenda van je eigen organisatie.
Eisen aan de deelnemers/partners/aanbieders: aan welke voorwaarden (competenties, capaciteit om onderzoeks- en ontwikkelingswerkzaamheden uit te voeren, rol in samenwerking, portfolio, etc.) moet de partner voldoen? Stel ook vragen als 'is een innovatiepartnerschap met één of meer partijen meest toepasselijk?' e 'Welke kansen bied ik nieuwe toetreders?'.
Samenwerking met Aanbestedende diensten: lopen meer aanbestedende diensten tegen dezelfde vraag aan en valt er als aanbesteders dan samen te werken? Is het innovatiepartnerschap nog de beste procedure? Belangrijke check: stappen de diensten er met dezelfde doelen in? En hoe worden de kosten verdeeld?

Bovendien is het belangrijk om de volgende checks uit te voeren:

Vaststellen of de inhoudelijke uitvraag een innovatieve oplossing behoeft, via een marktverkenning. Onderzoek wat de markt al kan bieden, bepaal of onderzoek of ontwikkeling en innovatie nog steeds noodzakelijk is, stel vast wat het innovatief vermogen is van de markt en of het wenselijk is het speelveld te verbreden.
Vaststellen uit welke stappen de ontwikkelfase van het innovatiepartnerschap moet bestaan. Een marktconsultatie waarin zowel bedrijven als kennisinstituten worden betrokken lijkt hiervoor essentieel. Onderzoek de duur en fasen die passen bij het innovatievraagstuk, bepaal welke exit-strategie passend is, de manier waarop partijen willen samenwerken, welke minimale prestaties je mag verwachten, inventariseer kansen en risico en bepaal hoe met intellectueel eigendom omgegaan kan worden.

De vraagarticulatie leidt tot opgestelde aanbestedingsstukken. In de aanbestedingsstukken neem je op de minimumeisen en de selectie- en gunningscriteria. Gebruik hiervoor altijd Beste PKV.

In de uitvraag en de mededingingsfase (stap 2) geldt een aantal specifieke aandachtspunten:

Motivatie. Welke behoefte is er aan innovatieve producten, diensten of werken en waarom is hiervoor een innovatietraject nodig? Wat zijn de minimale functionele en/of technische minimum eisen waaraan de innovatieve oplossing moet voldoen. En hoeveel van de ontwikkelde producten verwacht je af te nemen.
Gefaseerde prestaties. Prestaties, criteria en prijs gespecificeerd per fase; voor latere fasen kunnen ook minima en maxima worden vastgesteld, waarbinnen later verder wordt onderhandeld. Hoe lang duurt elke fase van het innovatiepartnerschap. Hoeveel partijen mogen per fase meedoen. Op basis van welke criteria worden zij geselecteerd.
Raming. Het is verplicht om een raming te geven van de inkoopwaarde in de commerciële fase, terwijl de werkelijke waarde en kostprijs natuurlijk pas gaandeweg precies worden. Een goed onderbouwde(!) raming volstaat.
Tussentijdse beëindiging. Na elke fase herijken zowel aanbestedende dienst als aanbieder het partnerschap: go/no-go voor de volgende fase. Neem daarom in de uitvraag en in de mededingingsfase voorwaarden en criteria op voor tussentijdse beëindiging.
Rollen. Partnerschap is een andere relatie dan simpelweg opdrachtgever-opdrachtnemer. Welke rollen en verantwoordelijkheden horen bij elke partner? Dit werpt ook de vraag op: is er voldoende expertise bij de aanbestedende dienst aanwezig om het partnerschap effectief en efficiënt te realiseren? Inhoudelijke kennis lijkt essentieel.
Deelnemers. Welke partijen acht je geschikt om deel te nemen aan het innovatiepartnerschap. Hebben zij voldoende innovatief vermogen. Op basis van welke criteria voer je een nadere selectie uit en op basis waarvan gun je het innovatiepartnerschap.
Meerdere aanbieders. Wanneer wordt gekozen om het partnerschap met meerdere aanbieders aan te gaan, moet de mate van kennisuitwisseling tussen de verschillende aanbieders en innovatietrajecten helder worden vastgelegd. De concurrentiegerichte dialoog bevat hiervoor handvatten.
Risico's. Zorgvuldige assessment van risico’s gedurende het hele partnerschap, inclusief afspraken wie welke risico’s, in welke mate, op zich neemt. Vaak is het niet mogelijk of zelfs niet slim om de zaken volledig dicht te timmeren – dan is het in ieder geval nodig om de risico’s te adresseren en vast te legen ‘hoe ermee om te gaan’.
Intellectueel eigendom. De aanbestedende dienst bepaalt welke regels van toepassing zijn en wie, wanneer, welk intellectueel eigendom krijgt; dit kan overigens ook onderdeel van de onderhandeling worden.
Vertrouwelijke informatie. Leg vast op welke wijze je om zal gaan met vertrouwelijke informatie en borg dat je je hieraan zal houden.

Stap 2: Mededingingsfase

De mededingingsfase van het innovatiepartnerschap is vrijwel identiek aan de mededingingsprocedure met onderhandelingen. Dat wil zeggen: eerst een selectie van gegadigden; dan inschrijven en onderhandelen in een of meer rondes; aanbevolen wordt de onderhandeling op prijs en kwaliteit te scheiden en vervolgens definitief inschrijven, beoordelen en gunnen.

Onderhandelingen starten met een eigen beoordeling van de eerste inschrijving, waarna je één op één gesprekken voert met de inschrijvers. Na deze gesprekken mogen de inschrijvers hun inschrijving aanpassen. Dit hoeft niet. Indien nodig voer je een herbeoordeling uit en start je met een volgende onderhandelingsronde, mocht je deze in je aanbestedingstukken opgenomen hebben. Zijn alle onderhandelingsrondes doorlopen, dan mogen de inschrijvers een definitieve laatste inschrijving indienen. Deze beoordeel je opnieuw, waarna je de deelnemers van het innovatiepartnerschap vaststelt.

Onderhandelingen op prijs gaan over de prijs van de onderzoek- en ontwikkelingsfase en de prijs van de commerciële afname.
Onderhandelingen op kwaliteit gaan over de minimale prestaties in de commerciële fase en eventueel elk individuele onderzoek- en ontwikkelingsfase. Bespreek ook de exit-strategie, risicoverdeling en verdeling intellectueel eigendom.

Innovatiepartnerschap wordt gegund op basis van beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Stap 3: Ontwikkelfase

De ontwikkelfase kan worden onderverdeeld in verschillende stappen. Dit kan voor elk innovatiepartnerschap anders zijn. Mogelijke stappen:

verkenning en haalbaarheid;
proof of concept, ontwikkelen van een prototype;
laboratoria-, fabrieks-, systeem- of gebruikerstesten;
pilot projecten;
certificeringstrajecten.

Voor de inrichting van deze fasen zijn lessen en handvatten uit andere instrumenten te gebruiken. Elke fase wordt apart afgerekend en na elke fase volgt een nieuwe herijking, kan je het aantal deelnemers reduceren en eventueel besluiten het innovatiepartnerschap te beëindigen. Om de juiste stappen in de ontwikkelfase te kiezen, lijkt een marktconsultatie een essentiële bron van informatie. Na elke fase kunnen aanbieders afvallen of uitstappen, conform de in fase 1 vastgestelde afspraken.

Het ligt voor de hand om gedurende de ontwikkelfase nauw samen te werken met deelnemers van het innovatiepartnerschap. Zo weten zij snel of de innovatieve oplossing nog voldoet aan specifieke wensen. Als aanbestedende dienst heb je goed zicht op de ontwikkelingsrichtingen en kan je verrassingen voorkomen.

Mocht je het innovatiepartnerschap vroegtijdig willen beëindigen, dan is het van belang de gronden hiervan op te nemen in de aanbestedingstukken. Redenen om het innovatiepartnerschap eerder te beëindigen kunnen zijn, technologische ontwikkelingen voor het probleem onder deelnemers buiten het innovatiepartnerschap of het achteraf niet haalbaar blijken van de onderhandelde minimale prestaties en maximale prijs.

Stap 4: Commerciële fase

In de commerciële fase vindt de aankoop van de ontwikkelde producten, diensten of werken plaats. Hebben meerdere partijen succesvol het innovatiepartnerschap doorlopen, dan kunnen de overblijvende partners een commerciële inschrijving doen. Beoordeling gebeurt dan op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding, met het in de onderhandelingsfase vastgestelde kwaliteitsminimum en prijsmaximum. De inkoopprocedure kan bijvoorbeeld verlopen zoals de inkoop binnen een raamcontract. In de commerciële fase kan worden gegund aan meerdere deelnemers van het innovatiepartnerschap. Het is raadzaam om hierover op voorhand afspraken te maken.

Juridisch kader

Het innovatiepartnerschap is een nieuwe aanbestedingsprocedure en verbindt de precommerciële fase met de commerciële fase. Op dit moment is er nog geen jurisprudentie over de toepassing van deze procedure. De handvatten in deze factsheet zijn gebaseerd op de gewijzigde wetgeving, zoals geïnterpreteerd door Nederlandse inkopers en aanbestedingsjuristen, en op inzichten uit andere aanbestedingsprocedures en eerdere jurisprudentie. De praktijk zal moeten uitwijzen of deze interpretatie correct is. Mochten uitspraken leiden tot nieuwe inzichten die een wijziging van deze factsheet behoeven, dan zal PIANOo deze zo spoedig mogelijk doorvoeren.