In een innovatiepartnerschap kun je als aanbestedende dienst met bedrijven een ontwikkeltraject starten en daarna overgaan tot commerciële en grootschalige aankoop van de oplossing. Voorheen was het nodig om na het ontwikkeltraject opnieuw aan te besteden. Innovatiepartnerschap begint met een inhoudelijke vraagarticulatie, een diepgaande marktanalyse en een scherpe partnerkeuze. Het partnerschap kan worden aangegaan met een of met meer aanbieders; gaandeweg kunnen partijen afhaken of afvallen.
Het innovatiepartnerschap betekent een relatief lange samenwerking tussen aanbestedende dienst(en) en aanbieder(s). Het grote voordeel van de procedure is dat je zeer gericht innovatie uit de markt kunt halen en vanaf het begin meer zekerheid kunt bieden. Voor de aanbieder is er gegarandeerde afname bij een succesvol ontwikkeltraject, wat de investeringsbereidheid kan vergroten. Voor de eigen organisatie is er de zekerheid dat de innovatie kan worden uitgerold, zonder de verplichting tot een nieuwe (open) aanbestedingsprocedure.
Dit kan overigens ook worden geïnterpreteerd als een beperking: er bestaat niet de mogelijkheid om nieuwe aanbieders toe te laten, ook niet als die op eigen initiatief een betere oplossing hebben ontwikkeld. Natuurlijk kun je altijd het innovatiepartnerschap afbreken en besluiten een nieuwe openbare procedure te starten. Hiervoor zullen wel op voorhand voorwaarden moeten worden opgenomen.
De procedure is nieuw en er is nog geen ervaring mee opgedaan. De eerste indruk is dat een innovatiepartnerschap geschikt is voor specifiek gevraagde innovaties die de markt nog niet uit zichzelf ontwikkelt.
Voor een goede afweging, zetten we het innovatiepartnerschap naast de andere opties:
Je mag het innovatiepartnerschap alleen inzetten voor de aanschaf van een nieuwe of aanmerkelijk verbeterde oplossing. Het gaat dan om aanmerkelijk verbeterde oplossingen die zonder aanvullend onderzoek en ontwikkeling niet haalbaar zijn. Het kunnen bijvoorbeeld oplossingen zijn waar op unieke wijze bestaande deeloplossingen worden gecombineerd of waar een bestaande oplossingen dusdanig wordt doorontwikkeld dat dit leidt tot een aanmerkelijke verbetering van deze bestaande oplossing. Een aanmerkelijk verbetering kan op alle aspecten plaatsvinden, denk aan functionaliteit, duurzaamheid, levenscycluskosten, betrouwbaarheid en veiligheid.
De vraagarticulatie kent voor een innovatiepartnerschap drie dimensies:
Bovendien is het belangrijk om de volgende checks uit te voeren:
De vraagarticulatie leidt tot opgestelde aanbestedingsstukken. In de aanbestedingsstukken neem je op de minimumeisen en de selectie- en gunningscriteria. Gebruik hiervoor altijd Beste PKV.
In de uitvraag en de mededingingsfase (stap 2) geldt een aantal specifieke aandachtspunten:
De mededingingsfase van het innovatiepartnerschap is vrijwel identiek aan de mededingingsprocedure met onderhandelingen. Dat wil zeggen: eerst een selectie van gegadigden; dan inschrijven en onderhandelen in een of meer rondes; aanbevolen wordt de onderhandeling op prijs en kwaliteit te scheiden en vervolgens definitief inschrijven, beoordelen en gunnen.
Onderhandelingen starten met een eigen beoordeling van de eerste inschrijving, waarna je één op één gesprekken voert met de inschrijvers. Na deze gesprekken mogen de inschrijvers hun inschrijving aanpassen. Dit hoeft niet. Indien nodig voer je een herbeoordeling uit en start je met een volgende onderhandelingsronde, mocht je deze in je aanbestedingstukken opgenomen hebben. Zijn alle onderhandelingsrondes doorlopen, dan mogen de inschrijvers een definitieve laatste inschrijving indienen. Deze beoordeel je opnieuw, waarna je de deelnemers van het innovatiepartnerschap vaststelt.
Innovatiepartnerschap wordt gegund op basis van beste prijs-kwaliteitsverhouding.
De ontwikkelfase kan worden onderverdeeld in verschillende stappen. Dit kan voor elk innovatiepartnerschap anders zijn. Mogelijke stappen:
Voor de inrichting van deze fasen zijn lessen en handvatten uit andere instrumenten te gebruiken. Elke fase wordt apart afgerekend en na elke fase volgt een nieuwe herijking, kan je het aantal deelnemers reduceren en eventueel besluiten het innovatiepartnerschap te beëindigen. Om de juiste stappen in de ontwikkelfase te kiezen, lijkt een marktconsultatie een essentiële bron van informatie. Na elke fase kunnen aanbieders afvallen of uitstappen, conform de in fase 1 vastgestelde afspraken.
Het ligt voor de hand om gedurende de ontwikkelfase nauw samen te werken met deelnemers van het innovatiepartnerschap. Zo weten zij snel of de innovatieve oplossing nog voldoet aan specifieke wensen. Als aanbestedende dienst heb je goed zicht op de ontwikkelingsrichtingen en kan je verrassingen voorkomen.
Mocht je het innovatiepartnerschap vroegtijdig willen beëindigen, dan is het van belang de gronden hiervan op te nemen in de aanbestedingstukken. Redenen om het innovatiepartnerschap eerder te beëindigen kunnen zijn, technologische ontwikkelingen voor het probleem onder deelnemers buiten het innovatiepartnerschap of het achteraf niet haalbaar blijken van de onderhandelde minimale prestaties en maximale prijs.
In de commerciële fase vindt de aankoop van de ontwikkelde producten, diensten of werken plaats. Hebben meerdere partijen succesvol het innovatiepartnerschap doorlopen, dan kunnen de overblijvende partners een commerciële inschrijving doen. Beoordeling gebeurt dan op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding, met het in de onderhandelingsfase vastgestelde kwaliteitsminimum en prijsmaximum. De inkoopprocedure kan bijvoorbeeld verlopen zoals de inkoop binnen een raamcontract. In de commerciële fase kan worden gegund aan meerdere deelnemers van het innovatiepartnerschap. Het is raadzaam om hierover op voorhand afspraken te maken.
Het innovatiepartnerschap is een nieuwe aanbestedingsprocedure en verbindt de precommerciële fase met de commerciële fase. Op dit moment is er nog geen jurisprudentie over de toepassing van deze procedure. De handvatten in deze factsheet zijn gebaseerd op de gewijzigde wetgeving, zoals geïnterpreteerd door Nederlandse inkopers en aanbestedingsjuristen, en op inzichten uit andere aanbestedingsprocedures en eerdere jurisprudentie. De praktijk zal moeten uitwijzen of deze interpretatie correct is. Mochten uitspraken leiden tot nieuwe inzichten die een wijziging van deze factsheet behoeven, dan zal PIANOo deze zo spoedig mogelijk doorvoeren.